業務、業務助理工作內容、具備這些特質讓職場更加分

很多人讀商科,而業務助理的就是新鮮人很有機會會選擇的行業之一,因為每個人都是從助理慢慢歷練成長的,除非你爸爸是老闆那就不一定。而業務助理工作內容會因為不同的行業與公司,會有些許不同的工作內容差異,而很多新鮮人在面試前都會先上網搜尋”業務助理dcard”在年輕人的社群中,詢問業務助理的工作內容

別擔心!我將分享給大家業務助理應該具備哪些特質與面試該注意的重點,更以過來人的角度告訴你壓力來源。

業務助理工作內容

業務助理工作職掌

業務助理的工作主要是『協助業務人員完成銷售流程,並執行業務相關任務的行政、後勤等工作』,共有4項工作職掌內容如下:

  1. 協助客戶對於商品價格的查詢及報價相關的問題
  2. 出貨單、訂單、顧客聯絡資料整理
  3. 協助業務人員處理銷售業務相關之公司內部行政作業
  4. 完成業務主管其他交辦事項與部門後勤支援

主要工作大致就主管、業務、客戶等三方協調與支援後勤,而根據104人力銀行統計,幾乎有9成均為女性。

業務助理工作職掌

業務助理壓力來源

業務助理心裡苦,但業助不說,主要的壓力來源大致分為以下2個:

  1. 雜事一堆,處理不完
    基本上,處理客戶訂單、安排出貨、客訴、業務報表、主管交辦事項…等等都會是你的工作,一人分飾多角大概就是壓力最大的來源,在平時也是最多挫折的,屬於陣亡率最高的職業之一,因為會像千手觀音得兼顧超多細節,同時處理眾多的小事,精神壓力超大…
  2. 沒有優渥獎金,只能看業務領獎金
    業務跟業助其實是一體共生的,業務負責開拓業績,業助負責後勤。而有些公司並沒編列獎金給業助,甚至把業助當小妹使喚,這種壓力是無形的,也是為何業務助理流動量為什麼會高的重要原因。

業務助理壓力來源

業務助理具備這些特質更加分

很多人都會問說自己是否可以勝任業務助理的工作,而作業務助理則有以下特質可以更加分:

  1. 細心
    在業務、主管、客戶雙重交辦下來,常常會有不同性質與時間的重疊下,需要有敏銳度與細心,否則很容易有出錯。
  2. 耐心
    每個客戶都有不同的情緒與性質,每天都會考驗你的EQ與挫折忍受力,所以擁有屹立不拔的耐心可是很重要的。
  3. 電腦系統操作
    電腦Word和Excel等文書能力也要有一定基礎,畢竟要天天使用這些軟體。

 

想成交具備這些業務特質更加分

    • 不害怕被拒絕
      其實被拒絕是常態,不應該一直放在心上。其實想一想,客戶一開始本來就是在「沒有買」的狀態中
      你其實並沒有損失,況且他拒絕的是產品或其他因素。不應該把所有的拒絕結果歸咎在自己身上。
      更何況被拒絕才是常態,不是嗎?
    • 敏銳的觀察力
      敏銳的觀察力可以讓你提早發現客戶沒說的事情或者情報,你能觀察到更多的事情也意味著,你擁有了更多的方法和選擇。
      不再是處於那麼被動的狀態。當你透過觀察力發現客戶的隱性需求後,試圖打開他的話夾子,讓他進入滔滔不絕的狀態時你就成功一半了
      接下來你只需要專心的聆聽即可。
    • 自我管理(時間及目標)
      目標設定和時間管理是成為一個合格業務的基本功,你若不懂得設定目標,你不會明白你需要花多少時間去達成目標。
      你只有真正懂得設定目標,並且拆分成細小可完成的項目,你才能真正掌握時間,提升業績。

 

業務助理具備這些特質更加分

業務助理面試重點整理

業務助理面試上除了良好的服裝禮儀外,還需要簡單扼要的履歷表,在3頁中凸顯你對於此項工作的優勢與過往經驗有相關的經歷。例如前面提到的細心、耐心與電腦系統操作,可以提出相關經歷與特質結合,或相關電腦操作證照,可以在面試更加分!另外在面試前應要準備3-5分鐘的自我介紹、了解應徵公司與職缺職能、預期薪資等問題,越周全的準備下,將會有更優的表現。

業務助理面試重點整理

講了那麼多,大家應該對『業務助理』有更多的認識了吧,之前有提及業務助理工作內容,主要工作大致環繞主管、業務、客戶等三方,在雜事一堆將面臨諸多壓力,但這些壓力都將轉化成你將來成果果實的養分。而104、1111人力銀行內有不少業務助理工作說明書可以參考,大家可以看看自己是否符合業務助理這項職缺,以及是否擁有擔任的特質。

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