業務助理工作內容、具備這3個特質讓業務助理更加分

很多人讀商科,而業務助理的就是新鮮人很有機會會選擇的行業之一,因為每個人都是從助理慢慢歷練成長的,除非你爸爸是老闆那就不一定。而業務助理工作內容會因為不同的行業與公司,會有些許不同的工作內容差異,而很多新鮮人在面試前都會先上網搜尋”業務助理dcard”在年輕人的社群中,詢問業務助理的工作內容

別擔心!我將分享給大家業務助理應該具備哪些特質與面試該注意的重點,更以過來人的角度告訴你壓力來源。

業務助理工作內容

業務助理工作職掌

業務助理的工作主要是『協助業務人員完成銷售流程,並執行業務相關任務的行政、後勤等工作』,共有4項工作職掌內容如下:

  1. 協助客戶對於商品價格的查詢及報價相關的問題
  2. 出貨單、訂單、顧客聯絡資料整理
  3. 協助業務人員處理銷售業務相關之公司內部行政作業
  4. 完成業務主管其他交辦事項與部門後勤支援

主要工作大致就主管、業務、客戶等三方協調與支援後勤,而根據104人力銀行統計,幾乎有9成均為女性。

業務助理工作職掌

業務助理壓力來源

業務助理心裡苦,但業助不說,主要的壓力來源大致分為以下2個:

  1. 雜事一堆,處理不完
    基本上,處理客戶訂單、安排出貨、客訴、業務報表、主管交辦事項…等等都會是你的工作,一人分飾多角大概就是壓力最大的來源,在平時也是最多挫折的,屬於陣亡率最高的職業之一,因為會像千手觀音得兼顧超多細節,同時處理眾多的小事,精神壓力超大…
  2. 沒有優渥獎金,只能看業務領獎金
    業務跟業助其實是一體共生的,業務負責開拓業績,業助負責後勤。而有些公司並沒編列獎金給業助,甚至把業助當小妹使喚,這種壓力是無形的,也是為何業務助理流動量為什麼會高的重要原因。

業務助理壓力來源

業務助理具備這些特質更加分

很多人都會問說自己是否可以勝任業務助理的工作,而作業務助理則有以下特質可以更加分:

  1. 細心:在業務、主管、客戶雙重交辦下來,常常會有不同性質與時間的重疊下,需要有敏銳度與細心,否則很容易有出錯。
  2. 耐心:每個客戶都有不同的情緒與性質,每天都會考驗你的EQ與挫折忍受力,所以擁有屹立不拔的耐心可是很重要的。
  3. 電腦系統操作:電腦Word和Excel等文書能力也要有一定基礎,畢竟要天天使用這些軟體。

業務助理具備這些特質更加分

業務助理面試重點整理

業務助理面試上除了良好的服裝禮儀外,還需要簡單扼要的履歷表,在3頁中凸顯你對於此項工作的優勢與過往經驗有相關的經歷。例如前面提到的細心、耐心與電腦系統操作,可以提出相關經歷與特質結合,或相關電腦操作證照,可以在面試更加分!另外在面試前應要準備3-5分鐘的自我介紹、了解應徵公司與職缺職能、預期薪資等問題,越周全的準備下,將會有更優的表現。

業務助理面試重點整理

講了那麼多,大家應該對『業務助理』有更多的認識了吧,之前有提及業務助理工作內容,主要工作大致環繞主管、業務、客戶等三方,在雜事一堆將面臨諸多壓力,但這些壓力都將轉化成你將來成果果實的養分。而104、1111人力銀行內有不少業務助理工作說明書可以參考,大家可以看看自己是否符合業務助理這項職缺,以及是否擁有擔任的特質。

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